展臺搭建公司展覽期間的現(xiàn)場管理
展臺搭建公司展覽期間的現(xiàn)場管理
展會開幕以后，展會就進入了展覽期間的現(xiàn)場工作階段。展覽期間是展會最重要和最關(guān)鍵的階段，展會前期的所有準備工作都是為了這一時期的工作能順利進行。辦展機構(gòu)的辦展目標、參展商的展覽目標和觀眾的參觀目標主要是在這一階段得到實現(xiàn)，這一階段的工作將直接決定展會舉辦的成功與否。展會展覽期間的現(xiàn)場工作主要包括:
(一）參展商現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)和服務(wù)
展覽期間，所有的參展商都會親臨展會，辦展機構(gòu)一般都會抓住這一機遇，與他們聯(lián)絡(luò)感情。
(二)觀眾登記和服務(wù)
觀眾通過登記進入展會會場以后，展會要對觀眾參觀、觀眾信息咨詢、中場休息場地和設(shè)施的提供、觀眾與參展商貿(mào)易談判等提供便利和服務(wù)。
(三)公關(guān)和重要接待活動
展會展覽期間，展會往往會安排一些重要的公關(guān)約見活動，如邀請重要領(lǐng)導參觀和視察展會、接待外國參展商和參觀代表團、接待行業(yè)協(xié)會和商會的考察、接待外國駐華機構(gòu)代表的訪問等。這些公關(guān)和接待活動對擴大展會影響、樹立展會良好形象有重要作用。
(四）媒體接待與采訪
展覽期間，展會還會安排一些媒體對展會進行參觀和采訪，一些著名的展會媒體還會主動申請采訪。另外，展會還可以通過展會的新聞中心有意識地對外發(fā)布一些展會方面的新聞以進一步擴大展會的影響。
(五)展臺搭建公司展會相關(guān)活動的協(xié)調(diào)管理
對于展會展覽期間舉辦的會議、比賽、表演和其他相關(guān)活動，展會要積極安排和協(xié)調(diào)，如前面有關(guān)章節(jié)的相關(guān)論述。
(六)現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作
展覽期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進入展會、防止展品丟失和被盜、展會消防安全保護、協(xié)助參展商處理一些安全保衛(wèi)方面的工作等。和布展時一樣，展覽期間展會也只負責提供一般的保護工作。
(七)知識產(chǎn)權(quán)保護工作
展會往往會邀請有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護部門在展會現(xiàn)場設(shè)立專門的“知識產(chǎn)權(quán)保護辦公室”，負責處理參展商有關(guān)知識
權(quán)方面的
侵權(quán)投訴，處理可能出現(xiàn)的侵犯知識產(chǎn)權(quán)的事件。
(八)現(xiàn)場清潔
展會一般要負責展場公共區(qū)域如通道等的清潔衛(wèi)生工作，展覽期間以及每天閉館后派出相關(guān)人員清潔和打掃這些區(qū)域;展會一般不負責各展位里面的清潔衛(wèi)生工作，這些區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作由各參展商自己負責。
(九)有關(guān)信息的收集整理
辦展機構(gòu)要派出專門人員與展館場地部門核對展會租用面積、參展類別和各項服務(wù)收費，準備相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，為展會閉幕后與場地部門結(jié)算作準備。
(十一)與有關(guān)方面商談下一屆展會的合作與代理事宜
展覽期間，展會的各合作單位和招展、招商代理一般都會親臨展會，辦展機構(gòu)這時需要與他們商談下一屆展會的合作與代理招展、招商等事宜，為下一屆展會提前作準備。
(十二)展臺搭建公司為下一屆展會招展預(yù)訂展位
展覽期間，行業(yè)內(nèi)企業(yè)和人員大量匯集，展會可以在大會現(xiàn)場設(shè)立專門“招展辦公室”，負責為參展商預(yù)訂下一屆展會的展位。
綜上所述，展會展覽期間的現(xiàn)場工作很多也很復雜，涉及的面很廣。展會一定要事先周密布置，仔細安排，責任到人確保每一項工作都有專人負責，使每個工作人員分工合理、責任分明、分工協(xié)作，共同管理好展會的現(xiàn)場各項工作。
